En este vídeo vemos el uso de la función de búsqueda BuscarH. También trabajamos con funciones de fecha y hora.
Curso dictado por: Pildorasinformaticas.
miércoles, 19 de octubre de 2016
La función BUSCARV en Excel nos permite encontrar un valor dentro de un rango de datos, es decir, podemos buscar un valor dentro de una tabla y saber si dicho valor existe o no. Esta función es una de las más utilizadas para realizar búsquedas en Excel por lo que es importante aprender a utilizarla adecuadamente.
Comenzaremos con un ejemplo sencillo donde utilizaremos la función BUSCARV para realizar una búsqueda dentro de un directorio telefónico. Pero antes de escribir la fórmula que nos ayudará a realizar la búsqueda, será importante poner atención a los datos de origen.
Preparar los datos para la función BUSCARV
Para utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical, es decir organizada por columnas.
Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la letra “V” en el nombre de la función) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos. Por ejemplo, los datos de nuestro directorio telefónico deberán estar organizados de la siguiente manera:
Algo que nunca debes olvidar es que la función BUSCARV siempre realizará la búsqueda sobre la primera columna de los datos. En el rango mostrado en la imagen anterior (A2:B11), la función BUSCARV realizará la búsqueda sobre la columna A.
Esto quiere decir que para nuestro ejemplo podremos buscar un nombre y obtener el teléfono, pero no podremos buscar un teléfono y obtener el nombre ya que la búsqueda siempre se realiza sobre la primera columna de la izquierda. Por esta razón es importante preparar los datos adecuadamente para obtener los resultados que necesitamos.
Algo que también debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que, si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debemos dejar al menos una fila y una columna en blanco entre nuestros datos de búsqueda y las otras tablas de manera que la función detecte adecuadamente el rango donde se realizará la búsqueda.
Una vez que nuestros datos cumplen con estas condiciones estaremos listos para utilizar la función BUSCARV y realizar búsquedas en Excel.
Sintaxis de la función BUSCARV
La gran mayoría de las funciones de Excel tienen argumentos que son la manera en cómo le indicamos los datos con los que trabajará así como ciertos criterios de ejecución. En el caso de la función BUSCARV tenemos cuatro argumentos que describo a continuación:
- Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que queremos encontrar y el cual será buscado en la primera columna del rango de datos. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. La función BUSCARV no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
- Matriz_buscar_en (obligatorio): El segundo argumento es una referencia al rango de celdas que contiene los datos.
- Indicador_columnas (obligatorio): El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener como resultado. Una vez que la función BUSCARV encuentra una coincidencia del Valor_buscadonos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento.
- Ordenado (opcional): Este argumento es un valor lógico, es decir falso o verdadero. Con este argumento indicamos a la función BUSCARV el tipo de búsqueda que realizará y que puede ser una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). Si este argumento se omite se supondrá un valor VERDADERO.
Como puedes ver, la función BUSCARV tiene tres argumentos obligatorios y uno opcional. Sin embargo, te recomiendo siempre utilizar los cuatro argumentos indicando en el último de ellos el valor FALSO para asegurar una búsqueda exacta.
Por otra parte, es importante mencionar que no todos los países de habla hispana utilizamos las misma normas en cuanto al carácter separador de listas. Así que, dependiendo de la configuración regional de tu equipo, deberás separar los argumentos de la función BUSCARV por una coma (,) o por un punto y coma (;).
Los ejemplos están hechos en una versión de Excel instalada en un equipo con configuración regional Español (México) y por lo tanto verás una coma en la separación de los argumentos de la función BUSCARV pero deberás estar consciente de que existe la posibilidad de que debas utilizar el punto y coma.
Como regla general puedo decir que, si en tu país se acostumbra utilizar la coma como el separador de miles, entonces también utilizarás la coma (,) para separar los argumentos de la función BUSCARV. Por el contrario, si en tu país se utiliza el punto como el separador de miles, entonces utilizarás el punto y coma (;) en los argumentos de la función.
Ejemplo de la función BUSCARV
Para hacer una búsqueda con la función BUSCARV sobre los datos de ejemplo, seguiremos los siguientes pasos:
- En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar y que es uno de los nombres de la columna A.
- En la celda E2 ingresaré el nombre de la función BUSCARV de la siguiente manera:
=BUSCARV( - Inmediatamente después de ingresar el paréntesis haré clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la función:
=BUSCARV(E1, - Para especificar el segundo argumento, debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna que para nuestro ejemplo será el rango A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:
=BUSCARV(E1,A2:B11, - Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):
=BUSCARV(E1,A2:B11,2, - Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta y finalmente terminará el ingreso de los argumentos con un paréntesis.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
De esta manera, la función BUSCARV hará la búsqueda del valor de la celda E1 sobre los valores del rango A2:A11 y como resultado nos devolverá la celda de la columna B2:B11 que le corresponda. Observa el resultado de la función recién descrita:
Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificarlo para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.
Errores comunes al usar la función BUSCARV
- Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.
- Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #¡REF!
- Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo #¡VALOR!
- Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.
La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y podrás sacar mucho provecho de esta función.
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Las funciones lógicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. En base al resultado de una función decidiremos si ejecutar o no cierta acción requerida.
Las Funciones Anidadas se utilizan en las ocasiones en las que necesitamos realizar una función dentro de otra para obtener un resultado.
¿Cómo crear una función anidada?
No os preocupéis porque es realmente sencillo y lo vamos a ver con un ejemplo que os servirá de guía. Antes de nada vamos a crear una sencilla tabla con dos columnas una primera que usaremos para sumar los números y sacar su promedio, y una segunda que servirá para sumar sus números siempre y cuando el promedio sea mayor que cierto número. Cómo veis son dos funciones que uniremos en una sola gracias al uso de las funciones anidadas.
Bien, para crear una función anidada haremos uso de las funciones lógicas, en este caso en concreto utilizaremos la función SI. Así pues, vamos a “Insertar>>Función” y seleccionamos la función SI.
i os fijáis en la descripción de la función tenemos que introducir la prueba lógica, que ocurre si es verdadero y que ocurre en el caso de que sea falso. En nuestro caso la prueba lógica va a ser calcular el promedio de la columna A y comprobar si es mayor o igual que 20, es decir, Promedio(A2:A11)>=20
La función a ejecutar si es verdadero será la suma de los elementos de la segunda columna, es decir, SUMA(B2:B11)
Finalmente en el caso de que sea falso no haremos nada, es decir, será igual a 0, aunque si lo deseamos se podría ejecutar otra función.
Así tenemos la siguiente función:
=SI(PROMEDIO(A2:A11)>=20;SUMA(B2:B11);0)
Llegados a este punto obtendremos el resultado deseado que en este caso es 22 (la suma de los valores de la segunda columna) y esto es así porque la suma de la primera columna es igual o mayor 20.
Si modificamos la formula y ponemos que la condición es que debe ser mayor o igual a 25, el resultado será 0.
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A continuación se presentan las funciones más básicas en la hoja de cálculo de Excel.
En concreto estas son las funciones que te voy a explicar:
- Suma
- Resta
- Producto
- División
- Porcentaje .
- Máximo y Mínimo
- Promedio
Funciones Básicas en Excel:
Suma: Con esta función lo que calculamos es la suma de todos los números de un conjunto de datos (también denominado rango) Se representa en la hoja de Excel:
=SUMA(celda(s):celda(s))
Resta: Análogamente a la suma, pero con el signo - en vez del signo:. Y será:
=RESTA(celda(s)-celda(s))
Producto: Multiplica todos los números obteniendo el producto de dichos números. Aparecerá:
=PRODUCTO(celda(s);celda(s))
División: De forma similar al producto. La formula aparecerá:
=DIVIDIR((celda(s)/celda(s))
Porcentaje(%): Excel nos calcula el tanto por ciento de una serie de datos, dividiendo la cantidad entre el total. La expresión de esta función es
= PRODUCTO(%; celda(s))
= PRODUCTO(%; celda(s))
Máximo y Mínimo: Con esta función Excel nos va a indicar el valor máximo y mínimo de un conjunto de valores. Así:
=MAX(rango) y=MIN(rango)
Promedio: Devuelve la media aritmética de una serie de valores. Con la expresión:
=PROMEDIO(rango)
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Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
- Situarse en la celda donde queremos introducir la función,
- desplegar el menú Insertar.
- Elegir la opción Función...
O bien,
- hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.
- Aparecerá el cuadro de diálogo "Insertar función" que se muestra en la imagen.
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Introducción al tema de las funciones en Excel. Sintaxis básica. Uso de las funciones de "obligado conocimiento": suma, promedio, máximo y mínimo.
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
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Este vídeo trata de las referencias mixtas, las referencias 3D y las referencias 4D en fórmulas de Excel.
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jueves, 6 de octubre de 2016
Excel, para realizar operaciones hace referencia a celdas que se encuentran en una columna y una fila determinadas.
La referencia de una celda, es la intersección de una columna con una celda, de allí que la dirección de una celda sea A1, B2, C15, etc. Siempre habrá una columna que se encuentra con una fila; esa es la dirección de la celda.
Pues bien, para realizar distintas operaciones, hay que indicarle a Excel donde o en que celda se encuentran los valores a utilizar.
Referencias relativas
En principio no hay ningún problema en decirle que los valores a multiplicar están en A1 y B1, por lo que la multiplicación será =A1*B1.
El problema empieza cuando es necesario copiar esa fórmula a otras celdas, puesto que por defecto, Excel, a la medida en que se mueve una formula, las celdas de referencia lo hacen en el mismo sentido.
Así, si en C1 tenemos =A1*B1 y copiamos esa fórmula en D1, tendremos en D1 =B1*C1, es decir, que las celdas referencia se han movido una columna.
A esto se le conoce como referencias relativas, puesto que se van moviendo o actualizando según se vaya moviendo la celda donde se muestra el resultado, es decir donde está la formula a calcular.
Referencias absolutas
Pero en ocasiones necesitamos que el valor de referencia siempre esté fijo. Supongamos que en la celda A1 tenemos el valor de una hora extra, y en la columna B tenemos el listado de horas trabajados por cada empleado. Lo que se debe hacer es multiplicar las horas trabajadas por cada empleado por su valor, es decir, por el valor de A1, por lo que esta celda siempre será la que multiplique.
Para conseguir que al copiar la formula en toda la columna B, se multiplique siempre por A1, deberemos recurrir a la referencia absoluta, y para ello utilizaremos el signo $ de modo que la formula quedará de la siguiente forma: =$A$1*B1. El signo $ antepuesto a la columna le indica a Excel que está debe permanecer fija, y el signo $ antepuesto a la fila le indica a Excel que esta siempre debe permanecer fija, de modo que tanto la columna A como la fila 2, según el ejemplo, siempre permanecerán fijas.
En este caso, A1 siempre permanecerá fijo y solo variará el valor de la columna B de la segunda parte de la fórmula, pues irá tomando B1, B2, etc., en la medida en que se avanza.
Referencias mixtas
No siempre necesitamos que el valor de referencia sea exactamente el mismo, es decir la misma celda, sino que necesitamos que la columna se mantenga fija pero no las filas, o viceversa.
Si queremos que la columna siempre se mantenga fija, anteponemos a la columna el signo $: =$A1*B1. En este caso, al copiar la formula a otras celdas, siempre se trabajara con los valores de la columna A pero con filas diferentes.
Pero si lo que queremos es que la fila quede fija y que la columna cambie, anteponemos el signo $ a la fila: =A$2*B5. En ese caso, la referencia siempre será la fila 2 pero la columna variará según sea necesario.
En resumen tenemos que:
Fila y columna fija: =$A$1
Fila fija y columna móvil: =A$1
Fila móvil y columna fija: =$A1
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En este vídeo nos ocupamos de la manipulación de las hojas de un libro. Crear, eliminar, renombrar, re-ordenar las hojas. También vemos cómo copiar el contenido de una hoja en otra, cómo escribir en varias hojas a la vez y seguimos profundizando en el nuevo formato condicional.
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Comenzamos ya a realizar nuestros primeros cálculos en Excel viendo cómo realizar una fórmula que permita sumar dos o más celdas. De igual forma se ve como sería para el resto de operaciones básicas como la resta, multiplicación y división. Nos introducimos en el importante tema del formato condicional.
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